L’utilisation de la gestion électronique des documents devient un must have dans le secteur industriel. La dématérialisation est un réel avantage, découvrez son utilité et ses avantages.
Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents permet de stocker et retrouver toutes vos données sur une plateforme collaborative et sécurisée. Elle permet d’optimiser la gestion de vos documents pour toutes les étapes : traitement, envoi, partage, stockage, archivage, etc.
La GED permet :
- La numérisation de vos documents : dématérialisez tous vos documents papier tels que vos archives ou vos documents clients. Vous gagnerez en efficacité grâce à une meilleure organisation de vos dossiers.
- Le stockage sécurisé de vos documents : bénéficiez d’un espace de stockage sécurisé grâce au contrôle des accès utilisateurs en fonction de leurs besoins. Bénéficiez également de l’archivage des documents suivant leur temps de conservation défini.
- Suivre vos documents / traçabilité : grâce à un historique des actions vous pouvez suivre le parcours de vos documents (date d’enregistrement, date de modification, actions par utilisateurs, etc.). Un point primordial pour le travail collaboratif.
- Favoriser le partage d’informations : grâce aux droits d’accès des documents et au classement dans des répertoires précis, il est très simple de retrouver les documents dont vous avez besoin.
Il est cependant important de réfléchir à l’architecture de la GED afin d’optimiser la gestion des fichiers.
Une GED interfacée avec un logiciel métier est un vrai gain de temps ! Elle peut être reliée à votre logiciel ERP ou encore votre logiciel M.E.S. ce qui permet la circulation des documents à travers les différents logiciels métiers.
Comment la GED simplifie votre quotidien ?
Quels sont les bénéfices de la gestion électronique des documents ?
Grâce à la GED vous pouvez :
- Partager plus facilement vos informations en toute sécurité.
- Centraliser tous vos documents associés à vos rôles et tâches.
- Consulter en quelques clics vos procédés, procédures ou règlementations.
- Limiter les documents multiples avec les dernières versions à jour.
Viser le « zéro papier »
Stocker vos documents grâce à une GED permet de limiter voire même de supprimer le papier, vous permettant ainsi de viser le « zéro papier » au sein de votre industrie. Un facteur de plus en plus important pour les industriels que ce soit d’un point de vue praticité ou d’écoresponsable.
La gestion électronique des documents est un véritable atout pour votre industrie. C’est un gain de productivité non négligeable qui sera bénéfique à l’ensemble de votre entreprise. Couplée avec vos logiciels métiers, la GED devient encore plus intéressante. Découvrez le module QS-Ged de notre suite logicielle QUASAR M.E.S.
